Kaj je tisto, kar udeležence (brez kave) že na začetku delavnice pripravi do 100% pozornosti?
Grafični prikaz analize anonimnih anket za zaposlene, ki jih z njimi izvedemo pred delavnico. Zakaj ti podatki vzbudijo veliko pozornosti? Ker si, glede na izkušnje iz terena, zaposleni med sabo ne izmenjujejo primerov dobre prakse. Prav tako ne vedo, katera orodja uporabljajo sodelavci in za katere delovne naloge.

Zaposleni so pogosto prepuščeni samim sebi, zaradi česar pri uporabi teh orodij pogosto eksperimentirajo.

Mnogi zaposleni, ki še niso bili deležni sistematičnega izobraževanja na temo UI, na delavnici v anonimni anketi, ki poteka v živo, razkrijejo, da so do sedaj ta orodja uporabljali na skrivaj oziroma brez vednosti delodajalca.

O tem, katere podatke so morda skrivaj vnašali v orodja kot so ChatGPT, Copilot, Gemini in druga orodja, raje ne bi razpravljala. Če denimo podatkov o strankah pred vnosom ne anonimiziramo ali pred obdelavo odstranimo, lahko pride do uhajanja le-teh. Kakšne pa imajo take prakse posledice za podjetje?

Prav iz teh razlogov je za vodstva podjetij izjemno pomembno, da se lotijo sistematičnega uvajanja genUI v delovne procese.

V nadaljevanju si poglejte, katere so najbolj priporočljive ter predvsem preverjene prakse za uvajanje genUI v podjetja

• Razmislite, zakaj v podjetju uvajate genUI

• Določite pravila igre

· Določite, kdo vodi uvajanje in kdo usklajuje oddelke.

· Dogovorite se, kdo preverja rezultate, preden jih uporabite v praksi (npr. v dokumentu, v ponudbi, … ).

· V uvajanje vključite vse oddelke, kjer je uvedba smiselna.

· Sproti beležite, kaj deluje in kaj ne.

· Ko UI postane del ključnih procesov, uvedite sistem upravljanja (ne ad-hoc).

• Poskrbite za varnost in zaupanje

· Dogovorite se, kateri podatki se ne vnašajo (zaupni, osebni podatki, pogodbe brez dovoljenja ipd.).

· Napišite kratka pravila, kaj je dovoljeno in kaj ni.

· Če pri uporabi UI obdelujete osebne podatke, poskrbite za skladnost z GDPR, jasno odgovornost in ustrezne zaščitne ukrepe. Kjer je mogoče, uporabljajte anonimizirane ali psevdonimizirane podatke.

· Določite pravila za intelektualno lastnino (npr. besedila, slike, razvojne ideje, poslovne skrivnosti).

· Poskrbite, da imajo zaposleni osnovno “pismenost o UI” (da jo znajo varno uporabljati).

· Pravila posodabljajte, ker se orodja in možnosti hitro spreminjajo.

• Uredite dokumente in znanje

· Naučite ekipe, kako dobro opisati nalogo (kaj želimo, za koga, v kakšnem tonu, s katerimi omejitvami).

· Namesto, da vsak piše po svoje, naredite predloge (ponudbe, e-maili, zapisniki, odgovori strankam).

· Če UI odgovarja na podlagi vaših dokumentov, poskrbite, da se opira na prave dokumente (in ne “ugiba”).

· Dokumente razdelite in uredite tako, da s pomočjo UI lažje najde relevantne dele (da ne izbere napačnega).

· Naredite knjižnico preverjenih “pozivov” in predloge, da zaposleni ne izumljajo tople vode.

· Določite, kako dolgo se hrani vsebina (npr. pogovori, zapiski, izhodi) in kdo do nje dostopa.

• Razmislite o tem, kako bi se lotili sistematičnega izobraževanja skozi vse leto

· Izberite “ambasadorje UI” po oddelkih, ki pomagajo ostalim.

· Na delavnicah delajte na vaših realnih primerih, ne na generičnih nalogah.

· Po delavnici uvedite redne kratke termine (npr. 1x mesečno), kjer ekipa prinese svoje primere.

· Uvedite navado: “najprej razmisli, potem vprašaj UI”.

· Naučite zaposlene, kako pomembno je preverjanje izhodnih podatkov in kako naj podatke preverjajo.

· Učenje prilagodite vlogam: prodaja, administracija, marketing, vodstvo, saj ima vsak oddelek drugačne potrebe.

• Poskrbite za kakovost in “kontrolo napak”

· Vnaprej določite, česa UI ne sme delati (npr. izmišljanje dejstev, potrjevanje nepreverjenih trditev).

· Posebej pazite na netočnosti: v podjetju lahko ena napačna informacija povzroči veliko škodo.

· Če UI vpliva na ljudi (HR, ocenjevanje), morate biti še bolj previdni in pregledni.

· Uredite prijave in dostop (da se ve, kdo uporablja katera orodja in s kakšnim namenom).

· Pri ponudnikih preverite, kako ravnajo s podatki in kakšne so nastavitve zasebnosti.

· Spremljajte, kaj deluje in kaj ne (kakovost, stroški, incidenti) ter sproti odpravljajte napake.

Katere izzive zaznavamo v podjetjih?

Danes smo vsi zasuti z orodji, zato je naš največji izziv, katera izbrati ter predvsem, kako v podjetju za zaposlene določimo pravila igre.

Zakaj je to pomembno? Da ne prihaja do neučinkovitosti in zmede. Predvsem pa se želimo izogniti tveganjem, ki jih lahko prinese uhajanje in neustrezna obdelava podatkov.

V podjetjih, kjer se lotijo sistematičnega uvajanja genUI, se lahko temu izognejo. Podjetja, ki se uvajanja genUI lotijo sistematično, se lahko temu izognejo. Ne tako, da »vpeljejo UI«, temveč tako, da najprej uredijo procese, odgovornosti in primere uporabe.

Pri tem vam lahko pomagamo mi.

Vsebine naših delavnic izhajajo iz vaših konkretnih delovnih nalog. Nač skupen cilj ni zgolj, da vas seznanimo s funkcionalnostjo orodij. Skupaj z vami postavimo jasna pravila uporabe, uredimo primere in dokumente ter zaposlene naučimo razmišljati, preden vprašajo UI.

Če želite, da se uporaba genUI v vašem podjetju premakne iz improvizacije v nadzorovan, smiseln in varen proces, predlagam, da se dogovorimo za kratek klic.